Der Spagat zwischen Digital und Analog

Digitalisierung: Pensionskassen müssen Prozesse neu denken

Der Schritt von der Papierwelt in die Digitalisierung fällt vielen Akteuren in der BVG-Welt schwer. Dabei besteht gerade bei den stark daten­getriebenen Pensions­kassen ein erhebliches Potenzial für Effizienz­gewinn. aXenta hat Lösungen parat.

Die meisten Kassen verfügen zwar zwischen­zeitlich über eigene Verwal­tungs­systeme, kommunizieren aber untereinander hauptsächlich über Papier. Formulare werden ausgedruckt, unterschrieben und verschickt, damit sie von der nächsten Pensionskassenverwaltung wieder aus­gepackt und eingescannt werden können. Wenn dann noch zusätzlich Daten manuell erfasst werden müssen, wächst nicht nur der Aufwand, sondern auch die Fehleranfälligkeit. Insbesondere Metadaten bzw. die Stammdaten der Versicherten werden noch immer grossmehrheitlich auf Papier über­tragen.

Medienbrüche vermeiden

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen scheitert also vor allem an «Medienbrüchen», dem Transformieren von Daten auf verschiedene Medien. Erst wenn alle Daten digital strukturiert vorliegen, können diese mit ent­sprechender Technologie End-to-end (E2E) verarbeitet werden. aXenta bietet mit ihrer Software xPlan Lösungen an, damit Versicherte wie auch angeschlossene Arbeit­geber über Webportale Vorfälle abwickeln oder Mutationen vornehmen können, automatisch und ganz ohne Interaktion der Verwaltung. Kernstück bildet das integrierte Output-Management-System zur voll automatisierten Korrespondenz für Destinatäre und Arbeitgeber. Die E2E-Verarbeitungen sind in der Software implementiert – für Prozesse wie Einkauf, Eintritt, Austritt, Adress-, Lohn- oder Beschäftigungs­grad­änderungen. Die Verwaltung muss nur dann eingreifen, wenn Daten gemäss eigenen Vorgaben nicht plausibel sind.

Ein System für die ganze Branche

Die aXenta AG verfolgt mit ihren Lösungen einen generischen Ansatz. Ziel soll es sein, dass Schnittstellen zwischen den Akteuren nicht in jedem Fall einzeln programmiert werden müssen, sondern dass der ganzen Branche ein System zur Verfügung steht, welche den Datenaustausch einheitlich und einfach ermöglicht. Von dieser Schnittstelle profitieren nicht nur die Pensions­kassen, sondern auch periphere Institutionen wie die Zentrale Ausgleichskasse, die Auffang­einrichtung, die Eid­genössische Steuer­verwaltung, aber auch Plattformen wie BVG-Exchange sowie Personal- und Verwaltungs­systeme.

Versicherte erwarten digitale Möglichkeiten

Die Digitalisierung der Vorsorgebranche ist nicht aufzuhalten. Die Destinatäre werden jünger und sind es sich zunehmend gewohnt, mit Finanz­dienstleistern über Online-Plattformen digital zu interagieren. Auch Vorsorge­einrichtungen sind deshalb gehalten, entsprechende Voraus­setzungen zu schaffen, damit die relevanten Informationen unabhängig von Ort, Zeit und Endgerät stets verfügbar sind. In Zukunft werden sich die Versicherten nicht mehr damit begnügen, den Vorsorgeausweis zu konsultieren. Bereits heute ist es an der Tagesordnung, dass jede/r Versicherte über das Webportal ein eigenes Risikoprofil erstellen und damit die persönliche Anlagestrategie festlegen kann (1e-Plan). Auch Simulationen werden immer öfter helfen, sich einen Überblick auf die eigene Vorsorge zu verschaffen – etwa durch Leistungs­verbesserungen mittels Einkäufe oder Leistungs­einbussen durch Scheidung oder Früh­pensionierung. Den Möglichkeiten sind kaum Grenzen gesetzt.

Kultureller Change-Prozess

Um diese Optionen automatisiert anbieten zu können, müssen Pensionskassen ihre Prozesse vereinheitlichen, standardisieren und oft auch neu denken. Damit verbunden ist ein kultureller Change-Prozess, wenn sich Mitarbeitende von Pensionskassen von langjährig eingespielten Prozessen lösen müssen. Erst durchgängig digitale Prozessketten entfalten das ganze Potenzial neuer Technologie. Die Heraus­forderung der PK-Geschäftsleitungen besteht darin aufzuzeigen, dass die neuen Möglichkeiten nicht das Wegrationalisieren von Arbeitsplätzen zum Ziel haben, sondern die Befreiung der Verwaltungen von Routine­tätigkeiten. Damit bleibt mehr Zeit für das «Analoge» und für das mindestens ebenso Wichtige: die persönliche Beratung und Betreuung von aktiv Versicherten und Leistungsbezügern.